Garantizar el éxito de una family office: Navegar por los riesgos operativos

Educar a las personas sobre los entresijos de una family office implica comprender su papel fundamental en la gestión de riesgos. Un miembro de una family office experimentó una vez una reveladora "bombilla", reconociendo que la función central de una family office es gestionar eficazmente los riesgos. No hacerlo puede llevar a la ruina de una family office. Aunque tanto los riesgos de inversión como los operativos exigen atención, son estos últimos los que plantean la posibilidad de un fracaso catastrófico.

Riesgo operativo: la clave del éxito

El riesgo operativo se centra en la mecánica de funcionamiento de una family office. Estos riesgos están estrechamente ligados a decisiones conscientes sobre los procesos y prioridades de la oficina. Aunque no desemboquen inevitablemente en un fracaso, pueden afectar negativamente a la eficiencia y aumentar los costes. La gravedad de su impacto depende de las decisiones de gestión interna.

Existe una interconexión crucial entre el riesgo operativo y el riesgo humano, es decir, las situaciones en las que las operaciones empresariales fallan debido a errores humanos. Esta correlación subraya la necesidad de una cuidadosa consideración a la hora de tomar decisiones operativas. Aunque los sectores con una interacción humana limitada tienden a presentar menores riesgos operativos, implantar una estructura de este tipo en el contexto de una family office es una tarea complicada. Un exhaustivo y perspicaz libro blanco titulado "Demystifying Risk Management for Family Offices" (Desmitificación de la gestión de riesgos para las family offices), elaborado por Boston Private, esboza hábilmente las áreas críticas en las que una family office debe concentrar sus esfuerzos operativos.

Trazar un camino con la gestión del riesgo operativo

El desarrollo de una estrategia para gestionar los riesgos operativos comienza con la creación de un mapa de riesgos. Este plan integral identifica, evalúa, comunica y mitiga los riesgos. Abarca aspectos esenciales como la continuidad de la actividad, la planificación de la recuperación en caso de catástrofe, la seguridad de la información y las medidas de cumplimiento. Reconociendo que los errores humanos son inevitables, debe hacerse hincapié en medidas correctivas prácticas que eliminen vulnerabilidades y garanticen controles eficaces.

Los retos operativos a los que se enfrentan las family offices, incluidos los procesos manuales propensos al error humano, los sistemas dispares y no integrados, los datos poco fiables, la utilización subóptima de los recursos y las medidas de seguridad deficientes, ponen de relieve la complejidad a la que se enfrentan. Factores como las complejas estructuras de propiedad, los costes, las expectativas, la prestación de servicios y la dotación de personal y la formación contribuyen aún más a estos retos.

Aprovechar la tecnología para la excelencia operativa

Una faceta alentadora de estos retos es el potencial de la tecnología para ofrecer soluciones sólidas. Un requisito fundamental para las family offices es contar con una plataforma tecnológica integrada, basada en roles y multifuncional. Esta plataforma debe incorporar procesos empresariales que impulsen los flujos de trabajo, con el apoyo de una base de datos y un sistema de gestión de documentos únicos, basados en la nube y altamente seguros. Un marco tecnológico de este tipo puede reforzar eficazmente la gestión del riesgo operativo al máximo nivel.

Preservar la confianza mediante la excelencia operativa

En el contexto de las family offices, las repercusiones de los errores operativos se dejan sentir con mayor intensidad en la erosión de la confianza. La confianza es primordial, especialmente cuando las responsabilidades fiduciarias exigen los más altos niveles de cuidado de los asuntos familiares. Sin un enfoque y una estructura operativos sólidos, una family office es susceptible de fracasar.

La sabiduría compartida por el autor Joel A. Barker capta acertadamente la esencia de la gestión de éxito de una family office: "La visión sin acción no es más que un sueño; la acción sin visión sólo hace pasar el tiempo; la visión con acción puede cambiar el mundo". Al adoptar un enfoque holístico de la gestión del riesgo operativo, las family offices no sólo pueden salvaguardar su visión, sino también fortalecer sus acciones para crear un impacto duradero. El cuidadoso equilibrio entre la gestión eficaz del riesgo y la excelencia operativa constituye la base de una family office próspera.