Gobernanza óptima para una family office: La transparencia es la clave

En el mundo de las family offices, la cuestión de la gobernanza ocupa un lugar destacado. Los debates, las teorías y los diversos enfoques de la gobernanza son objeto de numerosos libros y sesiones de conferencias. En última instancia, la gobernanza proporciona las políticas, los procesos y la supervisión mediante los cuales una familia puede trabajar con su family office para mantener la unidad y la confianza en la gestión de su patrimonio y sus asuntos empresariales.

El cambio generacional y la cesión de autoridad a nuevos miembros de la familia suelen ser factores importantes que suscitan inquietud en cuanto a la gobernanza. Los propietarios originales del patrimonio suelen establecer una estructura de oficina familiar para satisfacer sus objetivos y necesidades, de la que se benefician otros miembros y generaciones de la familia, pero con un control limitado o nulo. Cuando ese propietario transfiere el control o fallece, la dinámica familiar entra en juego y puede afectar a la relación con la oficina. El despacho podría fracasar en un extremo del espectro porque no puede adaptarse para satisfacer necesidades y objetivos contradictorios. Por el contrario, una estructura de gobierno bien pensada y aplicable puede capacitar al despacho para ayudar a la familia a hacer cosas más grandes y mejores. La transición de propiedad puede convertirse en una oportunidad para que la oficina consiga más.

La relación entre transparencia y buen gobierno

La transparencia es un componente esencial del buen gobierno de una family office. La transparencia incluye la forma en que los valores y objetivos acordados por la familia se cuantifican y se ven cumplidos. Es la forma en que la oficina puede demostrar el valor que añade y aumentar el nivel de confianza que necesita para funcionar. Sin embargo, la transparencia no es fácil de conseguir. Las estructuras operativas de la mayoría de las family offices no están diseñadas para facilitar la transparencia debido a los diversos procesos manuales de sus operaciones y flujos de trabajo que son difíciles de observar y registrar. Cambiar a un modelo operativo más moderno es el punto de partida para ayudar a una oficina a ser más transparente, tener una cultura de apertura y aumentar la eficiencia y la confianza.

Un modelo operativo moderno que garantice la transparencia y la buena gobernanza requiere tecnología para implantarlo, respaldarlo y mantenerlo. La sistematización de los procesos empresariales y los flujos de trabajo proporciona la transparencia y la aplicabilidad necesarias en torno a lo que se hace, cómo se hace y los resultados obtenidos. También permite a la oficina capacitar a los empleados para tomar mejores decisiones porque la información es más accesible y la comunicación se simplifica. Las funciones y responsabilidades están claramente definidas, lo que permite a los empleados responsabilizarse de las tareas y los flujos de trabajo. Este sentido de pertenencia facilita unos resultados más positivos al tratar con los distintos miembros de la familia y sus necesidades.

La transparencia no consiste en que todos en la oficina sepan todo lo que ocurre. Se trata de garantizar que todo el mundo tenga la información que necesita para hacer su trabajo con eficacia y, al mismo tiempo, poder auditar los procesos con facilidad. Los empleados desempeñan un papel fundamental en el mantenimiento de este enfoque. Los nuevos empleados, especialmente, deben entender y aceptar lo que significa para su trabajo diario. La transparencia debe formar parte de la misión y la filosofía de la oficina, que es una extensión de los objetivos y valores de la familia a la que sirven.

Por qué es esencial contar con la tecnología adecuada

La tecnología adecuada es la base para romper las barreras de comunicación en una oficina, haciéndola más transparente y cumplidora. La tecnología adecuada también puede poner en juego otros factores en torno al control para apoyar la buena gobernanza, como la eficiencia operativa, la mitigación de riesgos y la capacidad de auditar y hacer cumplir las políticas. También ayuda a una oficina a transformar su imagen a los ojos de los miembros de la familia, para que la vean como un centro de valor en lugar de un centro de costes. Una buena tecnología puede proporcionar más tiempo al personal para centrarse en nuevos objetivos, análisis en profundidad, una mejor supervisión, una mejor planificación y conocimientos. Puede ayudar a proporcionar el " valor" que hace que la oficina y el personal pasen de ser el registrador y el informador de datos históricos (es decir, un "coste") a convertirse en un activo estratégico para la familia.

Alcanzar este nivel de transparencia y mejora operativa suele suponer un cambio radical para las family offices. Requiere una plataforma integrada con capacidades para modelar las operaciones únicas de cada family office. Pero es una transformación que puede revolucionar la gestión de las family offices unifamiliares y multifamiliares. Una plataforma verdaderamente integrada puede facilitar la implantación de una buena gobernanza mediante procesos y flujos de trabajo basados en las mejores prácticas empresariales y una transparencia más profunda, en la que la complejidad se simplifique. La plataforma adecuada representa una solución estratégica en la que la oficina dispone de toda la información para coordinar tareas, resolver problemas con antelación, auditar todos los procesos y cumplir los objetivos familiares. Cuando se piensa en una visión de gobierno de 360 grados y en tener éxito como family office, la transparencia, el control y una única fuente de datos deben ser una prioridad.

Una plataforma tecnológica tan compleja y capaz podría parecer imposible, pero una plataforma como AtlasFive ofrece a las family offices precisamente eso. Además, una oferta como nuestra Administrative Family Office™proporciona gobernanza a nivel familiar de forma automatizada y digital para family offices de todos los tamaños y complejidades.