ضمان نجاح مكتب العائلة: التغلب على المخاطر التشغيلية

إن تثقيف الأفراد حول تعقيدات مكتب العائلة يتضمن فهم دوره الأساسي في إدارة المخاطر. حسث أن أحد أعضاء مكتب العائلة ذات مرة بلحظة كاشفة ، مدركا أن الوظيفة الأساسية لمكتب العائلة هي إدارة المخاطر بفعالية. الفشل في القيام بذلك يمكن أن يؤدي بالفعل إلى سقوط مكتب الأسرة. ورغم أن المخاطر الاستثمارية والتشغيلية تتطلب الاهتمام، فإن المخاطر التشغيلية هي التي تنطوي على احتمال حدوث فشل ذريع.

المخاطر التشغيلية: حجر الزاوية للنجاح

تتركز المخاطر التشغيلية على آليات عمل مكتب العائلة. ترتبط هذه المخاطر ارتباطا وثيقا بالقرارات الواعية المتعلقة بعمليات المكتب وأولوياته. على الرغم من أنها قد لا تؤدي حتما إلى الفشل ، إلا أنها يمكن أن تؤثر سلبا على الكفاءة وتصعد التكاليف. وتتوقف شدة تأثيرها على خيارات الإدارة الداخلية.

يوجد ترابط حاسم بين المخاطر التشغيلية والمخاطر البشرية - الحالات التي تتعثر فيها العمليات التجارية بسبب الأخطاء البشرية. ويؤكد هذا الارتباط الحاجة إلى النظر بعناية عند اتخاذ القرارات التشغيلية. في حين أن الصناعات ذات التفاعل البشري المحدود تميل إلى امتلاك مخاطر تشغيلية أقل ، فإن تنفيذ مثل هذا الهيكل في سياق مكتب العائلة يعد مهمة معقدة. تحدد ورقة بيضاء شاملة وثاقبة بعنوان " إزالة الغموض عن إدارة المخاطر للمكاتب العائلية" ، من تأليف Boston Private ، ببراعة المجالات الحرجة التي يجب أن يركز فيها مكتب العائلة جهوده التشغيلية.

رسم مسار مع إدارة المخاطر التشغيلية

يبدأ تطوير استراتيجية لإدارة المخاطر التشغيلية بإنشاء خريطة للمخاطر. تحدد هذه الخطة الشاملة المخاطر وتقيمها وتنقلها وتخفف من حدتها. ويمتد ليشمل الجوانب الأساسية مثل استمرارية الأعمال والتخطيط للتعافي من الكوارث وأمن المعلومات وتدابير الامتثال. واعترافا بأن الأخطاء البشرية أمر لا مفر منه، ينبغي التركيز على التدابير التصحيحية العملية التي تقضي على أوجه الضعف وتكفل وجود ضوابط فعالة.

وتؤكد التحديات التشغيلية التي تواجهها المكاتب العائلية، بما في ذلك العمليات اليدوية المعرضة للخطأ البشري، والأنظمة المتباينة وغير المتكاملة، والبيانات غير الموثوقة، واستخدام الموارد دون المستوى الأمثل، والتدابير الأمنية الناقصة، على التعقيد الذي تواجهه. تساهم عوامل مثل هياكل الملكية المعقدة والتكاليف والتوقعات وتقديم الخدمات والتوظيف / التدريب في هذه التحديات.

الاستفادة من التكنولوجيا لتحقيق التميز التشغيلي

ويتمثل أحد الجوانب المشجعة لهذه التحديات في إمكانات التكنولوجيا لتوفير حلول قوية. من المتطلبات المحورية للمكاتب العائلية وجود منصة تقنية متكاملة قائمة على الأدوار ومتعددة الوظائف. يجب أن تتضمن هذه المنصة العمليات التجارية التي تقود سير العمل ، مدعومة بنظام واحد لإدارة البيانات والمستندات قائم على السحابة وآمن للغاية. ويمكن لمثل هذا الإطار التكنولوجي أن يعزز بشكل فعال إدارة المخاطر التشغيلية إلى أعلى درجة.

الحفاظ على الثقة من خلال التميز التشغيلي

في سياق المكاتب العائلية، تظهر تداعيات الأخطاء التشغيلية بشكل كبير في تآكل الثقة. الثقة أمر بالغ الأهمية ، خاصة عندما تتطلب المسؤوليات الائتمانية أعلى معايير الرعاية لشؤون الأسرة. بدون تركيز وهيكل تشغيلي قوي ، يكون مكتب العائلة عرضة للفشل.

تجسد الحكمة التي شاركها المؤلف جويل أ. باركر بشكل مناسب جوهر الإدارة الناجحة لمكتب العائلة: "الرؤية بدون عمل هي مجرد حلم. العمل بدون رؤية يمر الوقت فقط ؛ الرؤية مع العمل يمكن أن تغير العالم ". من خلال تبني نهج شامل لإدارة المخاطر التشغيلية، لا يمكن للمكاتب العائلية حماية رؤيتها فحسب، بل يمكنها أيضا تعزيز إجراءاتها لإحداث تأثير دائم. يشكل التوازن الدقيق بين الإدارة الفعالة للمخاطر والتميز التشغيلي حجر الأساس لمكتب عائلي مزدهر.