La fatturazione rivisitata per il Family Office

Il pagamento delle fatture in uno studio di famiglia: come si svolge? Il processo inizia quando viene acquistato un prodotto o un servizio e l'ufficio riceve la fattura del fornitore per il pagamento. La fattura viene registrata, convalidata, approvata per il pagamento e quindi pagata. Per molti family office questo processo richiede molto tempo ed è soggetto a errori, in quanto comporta flussi di lavoro manuali e cartacei, sistemi multipli e fogli di calcolo.

Immaginate ora il pagamento delle fatture e l'elaborazione delle transazioni come un processo continuo, non dipendente da lavoro manuale, pezzi di carta, cartelle di manila, fogli di calcolo o software isolati. Immaginate un flusso di lavoro completo, end-to-end, con trasparenza e verificabilità a ogni livello, fino al movimento di denaro tramite un gateway di pagamento integrato. Questo è il nuovo modo di pagare le fatture.

Cosa significa un flusso di lavoro continuo all'interno del family office? Significa che tutti i dati, come quelli provenienti da una fattura, vengono elaborati end-to-end attraverso un'unica piattaforma integrata. Una fattura viene caricata automaticamente nella piattaforma, il documento viene "letto" e i dettagli come il fornitore, l'importo, la data, il nome dell'entità e così via, popolano automaticamente un modello preformato. Tale modello possiede la "conoscenza" aziendale integrata delle relazioni tra tutti i partecipanti, necessaria per registrare i dati in modo corretto. Automatizza le attività che richiedono molto tempo, spesso associate al pagamento delle fatture, come l'allocazione di una transazione tra più entità legali in percentuali specifiche.

Il modello crea un flusso di lavoro in cui le persone rivedono e approvano la transazione fino al pagamento. Non si tratta della tipica revisione in cui si passa della carta. Quando il pagamento delle bollette viene reimmaginato, come nella nostra piattaforma AtlasFive, le fasi di approvazione sono integrate nel sistema e assegnate per ruolo e responsabilità. Se un membro della famiglia desidera essere coinvolto in un flusso di lavoro di approvazione, può partecipare utilizzando il portale clienti unico del sistema o l'applicazione mobile.

Dopo l'approvazione finale, è possibile staccare un assegno, aggiungere un pagamento a un lotto di pagamento ACH o avviare un processo di bonifico, il tutto all'interno di AtlasFive senza dover "passare" da un portale bancario.

Presto, elementi di intelligenza artificiale (AI) sostituiranno gli elementi banali dei processi di pagamento delle fatture, come la lettura automatica dei documenti e il completamento di tutti gli elementi di dati per l'elaborazione e la pubblicazione da parte dell'AI. Il personale dell'ufficio potrà quindi svolgere il lavoro critico di analisi, supervisione, approvazione, ecc.

Le implicazioni vanno ben oltre l'efficienza. In alcuni family office si verificano frodi. Il problema si verifica più frequentemente nel movimento di denaro, come il pagamento delle bollette, perché c'è troppa poca trasparenza nell'intero processo. Come mostra la tabella seguente, le frodi possono verificarsi in diverse funzioni e processi all'interno delle organizzazioni.

Alcuni dati del 2019(Assoc. Certified Fraud Examiners):

La chiave per combattere le frodi è un processo continuo con controlli reali, trasparenza e gestione del rischio. Di seguito sono riportati gli elementi critici necessari per raggiungere questo obiettivo:

• Segregazione dei compiti (ruoli e responsabilità imposti dal SISTEMA)
• Singolo punto di inserimento dei dati con processo di maker/checker per l'integrità dei dati
• Riconciliazioni bancarie/deposito automatizzate con gestione delle eccezioni verificate
• Riconciliazioni giornaliere
• Automazione dei giornali GL basati sulle transazioni (NON manuali)
• Limiti di pagamento e autorizzazioni applicati a livello operativo
• Flusso di lavoro di creazione/controllo per i giornali GL manuali
• Reportistica automatizzata (NO fogli di calcolo!)
• Traccia di controllo su richiesta

Il vecchio approccio "abbiamo sempre fatto così", in cui il lavoro manuale e le applicazioni software disparate vengono utilizzate come sistemi di registrazione (con una serie di fogli di calcolo come consolidatore e creatore di report), non fornirà mai i controlli necessari.

AtlasFive rappresenta un cambiamento di paradigma per quasi tutto il lavoro svolto all'interno di un family office. Fornisce le basi per un approccio basato su principi di snellezza, con processi e flussi di lavoro end-to-end senza soluzione di continuità per il pagamento delle fatture e per ogni altra attività all'interno dell'ufficio.

L'approccio ai processi snelli e la tecnologia ERP (Enterprise Resource Planning) sono stati utilizzati per vincere le sfide aziendali critiche in molte altre imprese, fornendo un ambiente altamente produttivo e trasparente con dati, processi, flussi di lavoro e persone perfettamente integrati. Questo ha permesso alle aziende di reimmaginare il loro modo di operare. Il risultato è l'integrazione di processi di best practice e regole aziendali integrate, insieme all'accesso a un'unica fonte di dati. Ha migliorato notevolmente la visibilità e il controllo a più livelli, compresi i processi di pagamento delle fatture.

Un vantaggio significativo dei processi snelli e dei sistemi ERP è quello di eliminare le attività banali, come il pagamento delle bollette, e di consentire alle organizzazioni di concentrarsi sul lavoro ad alto valore, come l'analisi e il raggiungimento degli obiettivi di agilità e innovazione aziendale.

Esiste un sistema ERP progettato appositamente per un family office? Sì! Scoprite qui AtlasFive.