Il software del vostro family office è obsoleto? Come capirlo

Tutti i family office si affidano a un software per gestire le proprie attività. Sebbene molti di questi pacchetti vengano aggiornati regolarmente, potrebbero non soddisfare più le esigenze di un ufficio moderno. Cosa rende un software obsoleto? Gartner descrive il software obsoleto come "un sistema informativo che può essere basato su tecnologie obsolete, ma è fondamentale per le operazioni quotidiane".

Perché preoccuparsi? Un software obsoleto presenta problemi importanti per i family office e i loro clienti, tra cui:

• Bassa produttività dovuta a prestazioni inaffidabili del software
• Perdita di dati in caso di guasto del software
• Una strada facile per i criminali informatici

Segni che il software del vostro family office è obsoleto

Come si fa a capire se il software attuale è (o sta per diventare) obsoleto? Ecco alcuni dei segnali di allarme che indicano che il vostro software non è più adatto alle vostre esigenze attuali:

Il personale ricorre spesso a processi manuali.

Se il vostro ufficio è impantanato in attività manuali che potrebbero essere automatizzate, avete un problema. Lo scopo principale del software è quello di prendere un processo manuale e automatizzarlo o renderlo più semplice. Se il vostro software non sta facendo questo, è un segnale di allarme perché si traduce in bassa produttività e inefficienza.

Le vostre esigenze sono cambiate, ma il software no.

Un family office deve essere adattabile. Deve essere in grado di agire rapidamente in molte aree, man mano che cambiano le dinamiche familiari, le esigenze e gli investimenti. Un software che limita e ostacola il cambiamento è un problema.

La funzione principale del software non funziona correttamente.

Se si ha l'impressione che la funzione principale di un pacchetto software non venga svolta in modo completo o efficiente, è segno che il software è obsoleto.  

Il software è notevolmente più lento.

Questo è un chiaro segno che la vita del software sta per finire. Il potenziale di perdita di dati è aumentato. Può anche essere il segno che una violazione della sicurezza informatica si è già verificata e che il problema è ancora più grave.

Il software è rimasto per anni senza aggiornamenti.

Se è passato più di un anno dall'ultimo aggiornamento, può significare che il programma software non è più sicuro e potrebbe essere la causa dei problemi sopra citati.

Perché il software obsoleto per i family office è importante?

In un family office, i vecchi software spesso non sono più "adatti allo scopo". Il personale d'ufficio di alto valore è costretto a svolgere compiti inutili e macchinosi perché gli strumenti software principali, come Microsoft Excel e QuickBooks, sono isolati e non sono in grado di eseguire processi critici da un capo all'altro. 

Un esempio potrebbe essere quello di un ufficio che utilizza un programma software che non è stato progettato per gli investimenti in private equity, ma che è stato modificato a tale scopo affidandosi a processi manuali e fogli di calcolo. Il personale deve compiere sforzi eroici per effettuare correttamente le transazioni e la rendicontazione. Che cosa guadagnerebbe l'ufficio se queste persone potessero abbandonare un software obsoleto e dotarsi invece di una piattaforma tecnologica integrata?

Scegliere un aggiornamento

Con una tecnologia migliore, la maggior parte dei family office può diventare una versione migliore di se stessa e fornire un valore maggiore alla famiglia o alle famiglie che serve. La trasformazione si tradurrebbe in un miglioramento dell'efficienza, della gestione del rischio, dell'efficacia e della reattività, nonché in un'offerta più solida di servizi analitici. Un family office ha in genere persone eccellenti, dedicate e di talento. Se un'unica piattaforma tecnologica fosse in grado di fornire i processi di classe enterprise, la reportistica, l'automazione e le funzionalità di consegna ai clienti di cui hanno bisogno, potrebbero davvero occuparsi della gestione efficace del patrimonio della famiglia.

La giusta piattaforma software può rivoluzionare la gestione e l'operatività degli uffici mono e multifamiliari. Una piattaforma realmente integrata può facilitare l'implementazione di processi aziendali e flussi di lavoro basati sulle best practice in diverse discipline. Può consentire un obiettivo chiave, la trasparenza, dove la "complessità è resa semplice" e dove esiste un'unica fonte di verità. 

Perché? Una piattaforma software aziendale costruita ad hoc consente una reportistica efficiente, tempestiva e accurata per migliorare il processo decisionale, garantendo al contempo la sicurezza dei dati della famiglia. Può fornire al cliente un accesso 24/7/365 ovunque alla reportistica e alle comunicazioni sicure. Il risultato finale è quello che i clienti desiderano: uno staff altamente impegnato che fornisce una reportistica eccellente e tempestiva e un'esecuzione dei servizi guidata da best practice automatizzate e integrate per fornire la migliore gestione del rischio della categoria.

Che cosa significa questo giorno per il personale del family office? Significa disporre di tutte le informazioni (documenti e informazioni accurate sulle transazioni finanziarie) in un unico luogo per la pianificazione (liquidità, patrimonio, imposte, investimenti, assicurazioni, ecc.) Significa che l'ufficio dispone di una soluzione veramente strategica che fornisce tutte le informazioni per coordinare le attività e risolvere i problemi in anticipo.

Cosa conta nella scelta della tecnologia del family office?

Nel momento in cui il vostro ufficio cerca di aggiornare il proprio software con la piattaforma giusta per il family office del futuro, ci sono diverse caratteristiche fondamentali da perseguire.

• Una soluzione che affronta le sfide e i processi unici della vostra azienda, una piattaforma software creata appositamente da un family office per i family office.
• Una suite di applicazioni integrate per la gestione delle entità, l'aggregazione dei dati, la rendicontazione degli investimenti, la contabilità generale, l'avvio delle transazioni, la contabilità fiduciaria e fiscale.
• Funzionalità di flusso di lavoro basate sui processi aziendali e sui ruoli
• Un'unica fonte di dati e verità
• I più alti livelli di sicurezza

Molti family office stanno cercando di portare la loro infrastruttura tecnologica nel 21° secolo. Purtroppo il mercato ha tardato a fornire una soluzione. Eton Solutions è una piattaforma tecnologica end-to-end di nuova generazione, costruita appositamente per rispondere alle sfide di un moderno family office e per risolvere il problema dell'obsolescenza del software.