È arrivato il momento della contabilità automatizzata

Un articolo sui family office pubblicato su Forbes descrive come "nel 2023 non si tratterà di fare le cose in modo selvaggiamente diverso, ma piuttosto di farle bene. Professionalizzando (sic) il patrimonio familiare, incorporando parametri di remunerazione a lungo termine, trattenendo i giusti talenti e decentralizzando (sic) il rischio, i Family Office prospereranno in un'altra era di incertezza".

Un'area critica del lavoro in un ufficio che deve essere svolta correttamente sono i processi e i flussi di lavoro relativi alla contabilità. Un altro collaboratore di Forbes sottolinea che "forse il settore più colpito dal boom dell'automazione è proprio quello dei contabili. In passato, la contabilità a livello di transazioni e la contabilità erano carriere di alto profilo che si basavano completamente sull'inserimento di dati da parte dell'uomo. La tecnologia attuale è abbastanza avanzata da eliminare completamente la necessità di personale per queste attività. La riconciliazione manuale e le attività ridondanti si stanno spostando a un ritmo elevato. Con la democratizzazione della contabilità transazionale grazie a software a basso costo, le aziende hanno bisogno di un livello superiore di servizio finanziario."

Una tecnologia migliore porta a persone più efficaci

Si tende a temere che una tecnologia più intelligente comporti la sostituzione di personale esperto. Tuttavia, in un family office, il rapporto tra software e personale è più simbiotico: la giusta piattaforma tecnologica riduce il carico di lavoro ordinario del personale, che può così concentrarsi sul processo decisionale strategico e su contributi di maggior valore.

L'idea è che i contabili di un family office possano diventare una risorsa di livello superiore e a valore aggiunto. Le loro competenze possono essere impiegate per l'analisi e il lavoro proattivo, piuttosto che per la registrazione reattiva dei dati storici. Quando è possibile fornire dati validi e affidabili a una persona al momento giusto per prendere decisioni, questa persona e il lavoro che svolge sono esponenzialmente più efficaci e di maggior valore.

In un family office, un'automazione efficace comporta la razionalizzazione dei processi contabili e la standardizzazione dei dati e dei flussi di lavoro. Il risultato è una maggiore precisione dei risultati in minor tempo. Nel 2023, l'automazione deve essere un'area di attenzione: un family office deve esaminare la propria tecnologia e determinare come può aiutare a fare di più con meno. Questo grafico di McKinsey è illuminante:

L'articolo di McKinsey prosegue sottolineando che le organizzazioni devono ripensare le persone e i processi intorno alla tecnologia. "Oggi i processi della funzione finanziaria sono progettati appositamente per sfruttare il potere cerebrale e le conoscenze collettive di molte persone. La tentazione dei manager che implementano un programma di automazione è quella di seguire lo stesso schema, inserendo un particolare strumento di automazione nel processo esistente. Inoltre, i manager spesso vedono l'automazione come un'iniziativa tecnologica che può essere guidata dal reparto IT. Di conseguenza, le aziende si ritrovano con un mosaico di strumenti tecnologici incongrui che automatizzano parti separate e distinte del processo. Questo approccio va bene per catturare il primo 5 percento circa dell'impatto dell'automazione. Ma per liberare tutto il potenziale occorre un modo di pensare fondamentalmente diverso. Per cogliere questo potenziale, i manager devono essere disposti a reingegnerizzare completamente i loro processi".

Automazione semplificata per il Family Office

Potrebbe sembrare troppo difficile per un family office, ma non è così. Oggi è possibile acquistare una tecnologia specificamente progettata per un family office e per il suo modo di lavorare. L'uso di una piattaforma tecnologica appositamente concepita per automatizzare i processi contabili aiuta anche un ufficio a migliorare lo sviluppo professionale e ad essere preparato per il futuro in termini di:

• Risparmio di tempo
• Risparmio sui costi
• Maggiore precisione
• Tempi di consegna più rapidi
• Esperienza familiare superiore
• Promuovere l'aggiornamento professionale
• Processo decisionale in tempo reale
• Miglioramento dell'accessibilità delle informazioni

Tutto questo fa capire perché i commercialisti e le loro reali competenze e conoscenze diventeranno ancora più importanti per un family office. Ciò significa che i commercialisti possono svolgere più facilmente il ruolo di consulenti di fiducia (come è giusto che sia), con relazioni familiari più forti, un coinvolgimento prolungato e un tocco personale. Dovrebbero cogliere l'opportunità di un lavoro più interessante e prezioso che può solo giovare a loro stessi e all'ufficio. Questa collaborazione è la strada per il family office del futuro.